ALAT KOMUNIKASI DI LINGKUNGAN PERKANTORAN

ALAT KOMUNIKASI DI LINGKUNGAN PERKANTORAN

TELEGRAF

                                    

 Telegraf merupakan alat untuk mengirim dan menerima pesan dari jarak jauh. Alat ini ditemukan oleh seorang warga Amerika, Samuel F.B. Morse bersama asistennya Alexander Bain pada tahun 1837. Pesan pertamanya dikirim pdaa 6 Januari 1838.  Pesan yang dikirimkan oleh perator menggunakan kode morse. Pesan ini sering dinamakan pesan kabel atau kawat. Media ini sangat efektif dan dulu menjadi primadona meskipun yang bisa mengirim dam menerima hanyalah orang yang paham kode Morse. Untuk keperluaan peperangan, media ini sangat diperlukan agar pesan rahasia tetap terjaga. Pesan ini pun diistimewakan karena umumnya pesan tersebut adalah pesan penting.

B. TELEPON

 

Telepon adalah peralatan yang mengubah suara menjadi energi listrik danmengirimkannya melalui kabel jaringan telepon dan sebaliknya mengubah energi listrik dari kabel jaringan telepon menjadi suara.

Kelebihan :

a.   Pesan/informasi cepat tersampaikan

b.   Penelpon dapat di kenali atau di bisa di pastikan melalui suara penelpon.

c.   Nomor penelpon dapat di rahasiakan (private nomor)

Kekurangan :

a.  Tidak dapat ditinjau atau di dengar kembali atau sulit di buktikan kebenarannya

b.  Biaya yang Mahal

c.  Tidak praktik dan efisien

C. TELEPON GENGGAM (HANDPHONE)

Telepon genggam (telgam) atau telepon seluler (ponsel) atau handphone (HP) adalah perangkat telekomunikasi elektronik yang mempunyai kemampuan dasar yang sama dengan telepon konvensional saluran tetap, namun dapat dibawa ke mana-mana (portabel/mobile) dan tidak perlu disambungkan dengan jaringan telepon menggunakan kabel (nirkabel/wireless). Saat ini, Indonesia mempunyai dua jaringan telepon nirkabel yaitu sistem GSM (Global System for Mobile Telecommunications) dan sistem CDMA (Code Division Multiple Access). Badan yang mengatur telekomunikasi seluler Indonesia adalah Asosiasi Telekomunikasi Seluler Indonesia (ATSI).

D. FAKSIMILI (FAKS)

 

 Faximile atau sering disebut fax merupakan alat komunikasi yang dapat mengirimkan "copian" surat dengan mudah. Faximile menggabungkan kombinasi telepon dan surat. Cara kerja faximile adalah dengan men-scan surat yang sudah dicetak kemudian mengirimkan file hasil scan tersebut kepada mesin fax yang dituju.

Kelebihan :

a.    Pengiriman suatu dokumen ke tempat yang jauh dalam waktu singkat.

b.    Lebih hemat biaya

Kekurangan :

         a.    Kualitas dokumen kurang bagus

E. SWITCH BOARD

Alat komunikasi yang terdiri atas papan panel yang lebar, di dalamnya terdapat sakelar-sakelar dan instrument lainnya yang berfungsi untuk menyampaikan isyarat dari tempat yang satu ke tempat yang lain.

F. INTERCOM/AIPHONE

 

Suatu perusahaan yang memiliki unit bagian yang banyak. Cara kerja intercom Intercom merupakan singkatan dari inter comunication. Intercom sangat dibuhkan pada sama seperti telepon, yang membedakannya adalah pada intercom tidak memerlukan sambungan telepon berbayar (tidak terkena biaya). Sehingga penggunaanya sangat hemat.

Kelebihan Intercom:

a.    Dapat mempermudah dan mempercepat komunikasi antar karyawan.

b.    Dapat digunakan untuk komunikasi dua arah.

Kekurangan Intercom:

a.    Jangkauan intercom terbatas atau sedang.

b.    Jangkauan intercom relatif pendek.

G. E-mail 

                                          

     E-mail adalah salah satu sarana komunikasi yang berbasis online yang memungkinkan  kita saling  berkomunikasi, saling bertukar data, dan sebagainya.

Kelebihan :

a.    Pengiriman e-mail dapat berlangsung dengan cepat

b.    Pengirimana e-mail relatif sangat murah dibandingkan dengan menggukan perangko.

c.     Aman karena ada passwordnya.

d.    Reliabel : e-mail dapat disimpan di e-mail server, e-mail tidak akan hilang kecuali bila dihapus.

e.    e-mail dapat dikirim ke seluruh dunia.

f.     Memungkinkan pengiriman pesan berformat multimedia

Kelemahan :

a.    Rawan Penyadapan

b.    Adanya kemungkinan pemalsuan identitas

c.    Respon terlambat.

d.    Harus menggunakan koneksi Internet.

H. MESIN DIKTE (DICTAPHONE)

 

Mesin dikte  adalah mesin perekam atau pencatat suara yang hasil dari rekaman tersebut dapat diulang kembali sehingga apa yang dibicarakan menjadi lebih jelas. Nama lain dari mesin dikte adalah mesin imla dan mesin ini terdiri dari dua jenis mesin yaitudictating machine sebagai unit perekam dan transcribing sebagai unit pelatihan.

Mesin dikte atau diktafon adalah mesin kantor yang memiliki kegunaan untuk merekam atau mencatat suara dari yang diktekan oleh seseorang di dalam ruangan baik itu oleh pejabat maupun manajer yang kemudian hasil rekaman itu diulang kembali (playback) secara perlahan, sehingga bisa dicatat oleh pegawai  lainnya yaitu bawahannya atau sekretaris.

I. MIKROFON (MICHROPHONE)

Michrophone adalah suatu jenis tranduser yang mengubah energi-energi akustik (gelombang suara) menjadi sinyal listrik. Mikrofon digunakan pada beberapa alat seperti telepon, alat perekam, alat bantu dengar, pengudaraan radio serta televisi, dan sebagainya. Pada dasarnya mikrofon berguna untuk membuat suara yang berintensitas rendah menjadi lebih keras.

J. INTERNET

                                         

Internet (kependekan dari interconnection-networking) adalah seluruh jaringan komputer yang saling terhubung menggunakan standar sistem globalTransmission Control Protocol/Internet Protocol Suite (TCP/IP) sebagai protokol pertukaran paket (packet switching communication protocol) untuk melayani miliaran pengguna di seluruh dunia. Rangkaian internet yang terbesar dinamakan Internet. Cara menghubungkan rangkaian dengan kaidah ini dinamakaninternetworking ("antarjaringan").

Internet memungkinkan adanya servis terkini (Real-time service), seperti web radio, dan webcast, yang dapat diakses di seluruh dunia. Selain itu melalui Internet dimungkinkan untuk berkomunikasi secara langsung antara dua pengguna atau lebih melalui program pengirim pesan instan seperti Camfrog, Pidgin (Gaim),  Trilian,  Kopete,  Yahoo! Messenger,  MSN Messenger Windows Live Messenger,  Twitter, Facebook dan lain sebagainya.

TELEPON

          Telepon adalah alat komunikasi jarak jauh yang bisa digunakan di dalam kantor maupun rumah dengan menggunakan kabel telepon.

Adapun jenis-jenis telepon adalah:

Telepon meja (tablephone) dan Triphopne untuk diletakan di atas meja

Telepon dinding (wallphone) untuk di pasang pada dinding

Telepon dengan pengeras suara (Loud speaking telephone) yang tidak perlu dipegang sewaktu bicara

Telephone genggam (pagger) bentuknya kecil sehingga mudah di bawak kemana saja.

          Perkembangan awal telepon sendiri, berawal dari tahun 1871-1915. Awal teleppon sebagai alat komersial pada tahun 1940 dengan menggunakan sisten microwave radio untuk hubungan jarak jauh. Sampai pada akhirnya tahun 1969, pengguna telepon di Amerika tlah mencapai 90%. AT & T menjadi laboratorium system telepon paling baik di dunia.

          Kelebihan Telepon adalah mempermudah akses telekomunikasi antar ruangan atau bagian kantor. Kekurangannya yaitu tidak fleksibel artinya tidak dapat dibawa kemana-mana artinya telepon harus tetap berada di meja kantor atau tempat khusus lainnya.

INTERCOM

          Intercom merupakan alat komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan warta atau keterangan dalam satu lingkungan organisasi , antar bagian ke bagian yang lain atau dari satu ruangan ke ruangan lain.

Fungsi intercom di lingkungan kantor:

          Sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara efektif dari satu pihak kepihak lainnya, memperluas saluran komunikasi dalam suatu instansi atau kantor, menghemat waktu dan tenaga sehingga meningkatkan produktivitas kerja pegawai.

          Kelebihan Intercorm adalah praktis dalam penggunaannya serta murah biayanya. Sedangkan kekurangannya adalah jangkauannya terbatas dan rawan penyadapan.

HANDPHONE

          Handphone adalah telepon genggam yang fungsinya hampir sama dengan telepon rumah biasa, namun yang membedakan adalah handphone memiliki banyak fitur-fitur canggih yang bisa menunjang pekerjaan kantor terselesaikan dengan cepat dan tepat. Handphone dinilai lebih cepat dan portable, artinya lebih praktis dan dapat dibawa kemana-mana.

Perkembangan handphone

Generasi pertama: analog, kecepatan rendah (lowspeed), cukup untuk suara. Contoh: NMT (Nordic Mobile Telephone) dan AMPS (Analog Mobile Phone System)

Generasi kedua: digital, kecepatan rendah – menengah. Contoh: GSM dan CDMA2000 1xRTT

Generasi ketiga: digital, kecepatan tinggi (highspeed), untuk pita lebar (broadband). Contoh: WCDMA (atau dikenal juga dengan UMTS) dan CDMA2000 1xEV-DO. Handphone/mobilephone.

          Kelebihan penggunaan handphone adalah mempermudah berkomunikasi, menambah pengetahuan tentang perkembangan teknologi masa kini, dan memperluas jaringan pertemanan atau menambah relasi. Sedangkan kekurangannya adalah menjadikan seseorang menjadi makhluk berindividualitas yang tinggi, pemborosan, adanya radiasi yang mengganggu kesehatan tubuh, dan rawan tindakan kejahatan.

FAKSIMILI (FAXIMILE)

          Faksimile adalah   mesin/alat untuk mengirim dan menerima data atau dokumen yang hampir sesuai dengan aslinya, baik berupa tulisan maupun gambar.

Perkembangan Mesin Faksimile

          Penemu pertama dari mesin fax mengembangkan mesin telegraf dengan sedemikian rupa sehingga menjadi mesin fax yang pertama kali. Dan tidak hanya berhenti sampai itu saja, perkembangan mesin fax berkembang semakin pesat karena semakin banyak pula yang menggunakan mesin tersebut.

Mengirim faksimili:

          Letakkan dokumen yang hendak dikirim menghadap ke bawah pada tempatnya, di ADF Memasukkan nomor tujuan dengan menggunakan fitur one-touch, speed dial, search atau memasukan secara manual Setelah itu tekan tombol start.

Menerima faksimili

Angkat gagang telepon

Tekan start jika terdengar bunyi nada faksimili (bunyi beep)

Ketika muncul tulisan “receive” pada layar telepon, letakkan gagang telepon

          Kelebihan mesin faksmile ini adalah membantu pengiriman dokumen ke tempat yang jauh dengan waktu yang singkat. Sedangkan kekurangan Mesin Faksimile adalah semua fax yang dikirim dan terkirim dapat terbaca oleh semua orang yang terhubung dalam suatu jaringan.

WALKIE TALKIE

Walkie talkie adalah sebuah alat komunikasi genggam yang dapat mengkomunikasikan dua orang atau lebih dengan menggunakan gelombang radio. Kebanyakan walkie talkie digunakan untuk melakukan kedua fungsinya yaitu berbicara ataupun mendengar. Walkie Talkie dikenal dengan sebutan Two Way Radio ataupun radio dua arah, yang dapat melakukan pembicaraan dua arah, berbicara dan mendengar lawan bicara secara bergantian. Walkie talkie dapat digunakan dalam jarak 0,5 Km sampai dengan 2,5 Km tanpa menggunakan biaya pulsa seperti menelpon. Walkie talkie merupakan transceiver, yang dikarenakan ia memiliki two way radios tersebut, alat ini memiliki radio transmitter dan sinyal penerima komunikasi radio.

IP PHONE

Voice over Internet Protocol (juga disebut VoIP, IP Telephony, Internet telephony atau Digital Phone) adalah teknologi yang memungkinkan percakapan suara jarak jauh melalui media internet. Data suara diubah menjadi kode digital dan dialirkan melalui jaringan yang mengirimkan paket-paket data, dan bukan lewat sirkuit analog telepon biasa.

Definisi VoIP adalah suara yang dikirim melalui protokol internet (IP).

JARINGAN TELEKS

Jaringan Teleks  adalah jaringan teleprinter mirip dengan jaringan telepon yang berfungsi mengirim pesan berbasis teks. Jaringan ini menyediakan media umum pertama untuk komunikasi data internasional dengan menggunakan teknik sinyal standar dan kriteria operasi yang ditetapkan oleh International Telecommunication Union.

Metode operasinya adalah bahwa pesan akan disiapkan secara off-line, menggunakan pita kertas. Semua mesin Teleks biasa dimasukkan pukulan pita kertas 5-lubang dan pembaca. Setelah pita kertas telah disiapkan, pesan bisa ditransmisikan dalam waktu minimum. Tagihan Teleks selalu terhubung dengan durasi, sehingga meminimalkan hubungan waktu. Namun, itu juga memungkinkan untuk terhubung dalam real time, dimana pengirim dan penerima bisa mengetik di keyboard dan karakter ini akan segera dicetak pada mesin jauh. Teleks juga bisa digunakan sebagai pembawa informasi yang belum sempurna tapi secara fungsional dari satu sistem IT ke yang lain, yang berlaku pada Pertukaran data elektronik. Sistem pengiriman IT akan membuat output (misalnya, sebuah daftar inventaris) pada pita kertas menggunakan format disepakati bersama. Rekaman akan dikirim melalui Teleks dan dikumpulkan pada pita kertas yang sesuai dengan penerima dan rekaman ini kemudian bisa dibaca ke sistem penerima IT.

PENGERTIAN EMAIL

Pengertian Email atau surat elektronik adalah suatu sarana untuk mengirim dan menerima surat atau pesan dengan format digital melalui jalur jaringan komputer dan internet.

Pesan digital atau surat elektronik tersebut dapat dibuat dan dikirim ke alamat email lainnya dengan menggunakan komputer/ laptop dan gadget lainnya, seperti smartphone dan tablet yang terhubung dengan internet.

Fungsi dan Manfaat Email

Mengacu pada pengertian email di atas, maka fungsi dan manfaat email secara umum adalah untuk mengirimkan pesan atau surat kepada orang lain. Lebih lanjut, berikut ini adalah beberapa fungsi email selengkapnya:

1. Mengirim dan Menerima Pesan

Kegunaan email yang paling umum adalah untuk mengirim dan menerima email dari orang lain di manapun mereka berada

2. Mengirim dan Menerima File

Email juga dapat mengirimkan berbagai jenis file dan dokumen digital dengan ukuran tertentu, baik itu foto, video, teks, dan lain-lain. Biasanya file (baca: pengertian file) tersebut ditambahkan di dalam lampiran (attachment) pada email.

3. Sebagai Identitas Diri

Email juga berfungsi sebagai identitas diri di internet dimana orang lain dapat menghubungi pengguna email melalui alamat email miliknya. Dalam berbagai aspek, penggunaan email bagi seseorang sudah menjadi kewajiban. Email seringkali menjadi syarat mutlak untuk proses aktivasi berbagai layanan digital, misalnya untuk aktivasi smartphone, untuk aktivasi layanan berlangganan surat, dan lain-lain

4. Email Untuk Mendaftar di Berbagai Situs

Sebagian besar layanan website (baca: pengertian website) saat ini membutuhkan email penggunanya agar bisa melakukan aktivitas di website tersebut. Mulai dari situs media sosia, situs e-commerce, game online, situs forum, dan berbagai layanan lainnya, mengharuskan pengguna mendaftarkan email.

VIDEO RECORDER

Video Recorder merupakan alat elektronik yang mempu merekam video menjadi format digital ke media seperti flash drive USB, DVD,kartu memori, SSD ataupun penyimpanan missal baik yang local atau jaringan lainnya. DVR dalam bidang keamanan yaitu perangkat untuk penyimpanan rekaman video dari CCTV berkualitas tinggi yang secara terus menerus tanpa perduli berapapun panjangnya. Semua ini tergantung pada ukuran hardisk, DVR mampu merekam selama beberapa hari – beberapa bulan.